Auswahl des Verwalters: Kompetente Begleiter mit ausgeprägten Soft Skills gesucht

Wenn die Wahl eines neuen Verwalters ansteht, ist die Mitwirkung aller Wohnungseigentümer gefragt. Schließlich ist er ein zentraler Ansprechpartner für Eigentümer in allen Belangen rund um die Immobilie. Er hat mehr Aufgaben als nur die Einberufung und Durchführung der obligatorischen Eigentümerversammlungen.

Frisch gebackene Eigentümer wissen oft nur wenig über das Konstrukt Eigentümergemeinschaft. Begriffe wie Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung oder Abstimmungsquoren sind völliges Neuland.

Aber auch gestandene Wohnungseigentümer haben häufig Probleme, alle gesetzlichen und vertraglichen Rechte und Pflichten zu verstehen. Viele Fragen können Wohnungseigentümer nicht selbständig lösen.

Dafür benötigen sie einen kompetenten Begleiter, der sich rechtlich auskennt. Auf die fachliche Kompetenz des Verwalters sollten Eigentümer daher besonders großen Wert legen. Als Beleg können beispielsweise Bescheinigungen über regelmäßige Fort- und Weiterbildungen dienen.

Gerade in größeren Gemeinschaften muss ein Verwalter Leitungsfunktionen übernehmen – in den Eigentümerversammlungen, aber auch bei der Umsetzung von beschlossenen Projekten.

Hierfür reicht es nicht, das Wohnungseigentumsgesetz rudimentär zu kennen. Beim ersten Kennenlernen sollte der Bewerber Fragen zu Beschlussmehrheiten oder über Kostentragungspflichten fachkundig und schnell beantworten können.

Ebenfalls essenziell ist eine gute und professionell organisierte Büroführung. Protokolle und Beschlüsse müssen jederzeit einsehbar geführt werden; Jahresabrechnungen müssen fristgerecht erfolgen. Auch ein fester Handwerkerstamm zur schnellen Behebung von Problemen ist von Vorteil, um dem Servicegedanken der Verwaltung gerecht zu werden.

Diese Hard Skills bringen im Zweifel viele qualifizierte Verwalter mit. Für Eigentümer ist darüber hinaus wichtig, dass „ihr“ Mann auf die Eigenheiten der speziellen Immobilie eingehen kann.

Das kann ein Verwalter am besten leisten, wenn er seinen Sitz vor Ort hat und beispielsweise regelmäßige Begehungen durchführen kann. Hinterfragen Sie, ob der Bewerber jederzeit gut erreichbar ist und auch Notfallnummern für Wochenenden, Nachtzeiten oder Feiertage existieren. Für Urlaubszeiten sind verlässliche Vertretungsregelungen notwendig.

Im Konfliktfall kommt dem Verwalter eine vermittelnde, schlichtende Funktion zu. Er muss Probleme erkennen und auflösen, bevor sie sich zu Streitigkeiten auswachsen.

Ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen und diplomatischem Geschick, Freundlichkeit und Nahbarkeit sind jedoch essenziell, um mit allen Eigentümern im Gespräch zu bleiben und von allen respektiert zu werden.

Gleichzeitig ist professionelle Zurückhaltung nötig, denn Eigentümer schätzen zwar eine fachliche Begleitung, wünschen aber niemanden, der übergriffig über ihre Immobilie entscheidet.

Über diese Soft Skills überzeugen Sie sich am besten im Rahmen eines ausführlichen Vorgesprächs. Dabei können durchaus auch exemplarisch Problemsituationen skizziert und die Herangehensweise des Kandidaten geprüft werden.

Unterm Strich heißt das: Es bedarf vor allem des Einhaltens der Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz, fachlicher Kompetenz und einer großen Portion Engagement und Einfühlungsvermögen.

Julia Wagner
Referentin Recht
Haus & Grund Deutschland